Nhiều lúc chúng ta nhận được những lời yêu cầu, đề nghị từ người khác. Có nhiều việc chúng ta không hề muốn làm một chút nào, nhưng do cả nể hoặc vì nhiều lý do khác, chúng ta đành phải đồng ý một cách miễn cưỡng.
Nếu là mối quan hệ thân thiết mà mình nói lời từ chối. Có thể mình sẽ làm mất lòng họ. Hoặc nếu đó là người có quyền lực chi phối mình (như sếp chẳng hạn), mình mà từ chối, người ta có thể sẽ tức giận, thù ghét mình.
Nhìn chung, khi mình nói lời từ chối một cách thẳng thắn, chúng ta dễ bị nhận về những lời trách móc từ phía đối phương. Một số người khác sẽ không buông lời trách móc, nhưng họ sẽ giận trong lòng, chỉ cần bạn để ý nét mặt và giọng nói của họ, bạn sẽ cảm nhận được điều này. Nếu điều này tiếp diễn vài lần liên tiếp, bạn có thể sẽ bị mất mối quan hệ đó.
Vậy làm sao để từ chối mà không làm mất lòng người khác ? Hoặc nếu có mất lòng thì hạn chế ở mức thấp nhất có thể ? Từ nhu cầu này, kỹ năng từ chối ra đời. Kèm theo đó, cũng có một số sách dạy kỹ năng từ chối ra đời.
Tôi đã quan sát cách mà nhiều người từ chối khéo léo, từ đó phân tích để tìm ra những quy luật cơ bản của kỹ năng này, cũng như một số “chiêu thức” để minh họa về cách ứng dụng. Bài viết này được viết theo quan điểm của tác giả.
A. Quy tắc ứng dụng:
Để từ chối một cách khéo léo, bạn cần phải nhớ 4 quy tắc này:
1.Không bao giờ được từ chối một cách thẳng thừng.
2.Đừng bao giờ để người ta ra về với tay không.
3.Nêu ra khó khăn của bản thân và kêu gọi sự thông cảm của người khác.
4.Từ chối không phải do bản thân muốn vậy, mà là do những yếu tố khách quan.
Kỹ năng từ chối luôn dựa trên 4 quy tắc nền tảng này. Tuy nhiên cách mà bạn từ chối không nhất thiết phải hội tụ đủ cả 4 quy tắc này.
B. Ứng dụng:
Lưu ý: bất kỳ kỹ năng nào có thể sử dụng vào cả việc tốt lẫn việc xấu. Các ví dụ mà tôi đưa ra dưới đây sẽ cho các bạn thấy cách ứng dụng ở cả 2 đường lối. Trong cuộc sống có nhiều vấn đề tốt xấu lẫn lộn, các bạn hãy tự cảm nhận và đánh giá nhé.
*Chiêu thức 1: Từ chối nhưng đưa ra giải pháp thay thế.
Ví dụ 1:
– Em ơi, anh có 1 thùng hàng cần phải đem ra bưu điện gửi, mà anh bận quá không có thời gian đi. Em đi gửi giúp anh nhé !
– Bây giờ em cũng hơi bận. Anh đừng ra bưu điện, em có cách này còn tốt hơn thế nữa. Anh dùng dịch vụ chuyển hàng của công ty X đấy. Công ty này có chế độ chăm sóc khách hàng rất tốt, họ sẽ tới tận nhà để lấy hàng, anh không cần mất công chở đi đâu cả, họ làm việc cả buổi tối và ngày chủ nhật nữa, mà giá cả cũng chỉ tương đương bưu điện anh à. Đây là số điện thoại và website của công ty X…
=>Giải pháp này đưa ra còn tối ưu hơn cả lời yêu cầu ban đầu của anh ấy. Nên dễ được chấp nhận.
Dĩ nhiên thực tế sẽ có nhiều trường hợp phức tạp hơn. Chúng ta hãy đến với ví dụ 2, là 1 dạng nâng cấp của chiêu thức 1.
Ví dụ 2:
Từ chối nhưng đưa ra giải pháp thay thế => đưa ra lý do chính đáng để trì hoãn giải pháp này.
Trong 1 công ty kia, các nhân viên đang cảm thấy bất mãn vì lương thì thấp, mà khối lượng công việc thì quá nhiều. Trong một cuộc họp, nhiều người đề xuất với lãnh đạo công ty rằng họ xứng đáng được tăng lương. Bà D. là giám đốc của công ty, bà hiểu nếu mình từ chối thẳng thừng thì sự bất mãn của nhân viên sẽ tăng cao, rất có thể họ sẽ tìm 1 nơi khác trả lương cao hơn, họ mà nghỉ việc thì mình sẽ bị thiếu hụt nhân lực. Mà mình thì lại không muốn tăng lương cho nhân viên. Bà liền đưa ra giải pháp thay thế rằng:
– Tôi cũng thấy là thời gian gần đây áp lực công việc có nhiều hơn, khiến cho các anh chị cảm thấy rất mệt mỏi. Tuy nhiên, tình hình công ty đang rất khó khăn, công ty lại đang thua lỗ. Nên hiện giờ tôi chưa thể tăng lương cho các bạn được. Tuy nhiên sắp tới tôi sẽ tuyển thêm 3-4 nhân viên mới, có thêm người thì khối lượng công việc sẽ được chia nhỏ ra, các anh chị sẽ không còn phải vất vả như bây giờ nữa. Cách làm này tốt hơn ở chỗ: nếu có ai mà xin nghỉ đột xuất do ốm đau bệnh tật, hay phải về quê có việc gấp… thì công ty sẽ không bị thiếu nhân sự.
Với cách giải thích như vậy nghe rất hợp tình hợp lý. Mọi người không ai ý kiến gì nữa. Nhưng chờ 1 tháng, rồi 2 tháng. Vẫn không thấy công ty có thêm người mới. Một nhân viên đành mạnh dạn hỏi sếp:
– Cô ơi, trước đây cô có nói là sẽ tuyển thêm người mới. Mà sao bây giờ vẫn không thấy có thêm ai ?
– À, cũng có vài người đến công ty nộp hồ sơ. Nhưng khi phỏng vấn, tôi thấy mấy đứa này kinh nghiệm thì không có, trình độ thì non nớt, yếu kém, nên tôi không thể nhận vào được.
Kết quả là: có chờ thêm 3-4 tháng nữa thì công ty vẫn không có thêm người mới. Một vài người không kiên nhẫn chờ đợi được nên đã nghỉ việc. Ngay sau đó, bà D nhanh chóng tuyển được người mới, số lượng người mới được nhận vào bằng đúng số lượng người cũ ra đi.
Dĩ nhiên là cách làm này không được hoàn hảo. Nhưng nó vẫn mang lại hiệu quả cao hơn nhiều so với việc bà D từ chối thẳng thừng rằng: “Tôi không muốn tăng lương cho các người! Nếu tăng lương thì lợi nhuận của tôi sẽ bị ít lại”. Bạn hãy thử tưởng tượng mọi người sẽ phản ứng ra sao nếu bà ta nói vậy.
=> Ở đây bà D tuy từ chối nhưng đã có giải pháp thay thế, bà cũng không để mọi người ra về tay không, bà cho mọi người ra về với một hy vọng : “Có thêm người làm cùng thì mình sẽ được san sẻ bớt công việc, mình sẽ được nhẹ gánh hơn”.
Nếu từ chối thẳng thì cả tập thể sẽ bất mãn, còn từ chối một cách gián tiếp như vậy, thì mọi người sẽ tiếp tục làm việc bình thường, ai cũng hy vọng về một tương lai tốt hơn, tình hình công việc sẽ được duy trì ổn định thêm một thời gian kha khá. Còn kết quả thì cùng lắm có vài người bỏ việc, bà lại tuyển người mới bù vào, mà như vậy thì cũng đã làm đúng lời hứa ban đầu trong cuộc họp.
