Liệt kê các công việc cần làm
Trước tiên cho việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian của bạn đó là bạn cần phải biết được những công việc bạn cần làm là gì? Có bao nhiêu việc bạn cần hoàn thành trong hôm nay, trong tuần này. Chính gì thế, việc đầu tiên các bạn cần làm đó là liệt kế ra danh sách các công việc mình cần làm trong tuần này là những công việc gì, kể cả những việc có deadline trong tuần khác nhưng vẫn cần bắt đầu công việc trong tuần này thì cũng đều cần liệt kê ra hết nhé.
Đối với các việc lớn cần hoàn thành chúng sẽ phải làm các công việc nhỏ, các bạn cũng cần liệt kê hết các công việc nhỏ ra. Cố gắng càng chi tiết càng tốt, vì như thế, các bạn sẽ quản lý thời gian càng hiệu quả.
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Khi các có list các công việc rồi, các bạn cần bổ sung 2 điều là mức độ quan trọng và deadline cần hoàn thành cho từng công việc. Sau đó có thể sắp xếp chúng thành 4 nhóm sau đây:
- Ưu tiên số 1: Quan trọng và hoàn thành gấp
- Ưu tiên số 2: Không quan trọng nhưng cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên số 3: Quan trọng nhưng không cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên số 4: Không quan trọng và không cần hoàn thành gấp
Đây chính là thứ tự công việc các bạn dựa vào để hoàn thành tốt các công việc và deadline.
Quản lý thời gian hiệu quả bằng cách lập thời gian biểu hàng tuần
Mỗi ngày bạn nên dành thời gian khoảng 10 tiếng để làm và hoàn thành các công việc cần làm. Vậy là mỗi tuần, bạn sẽ có 70 tiếng để sắp xếp các công việc cho khớp với thứ tự và thời gian hoàn thành các công việc.
Thời gian đi học trên trường mỗi tuần của các bạn khoảng 30h. Thời gian học nhóm, thuyết trình… khoảng 10 giờ. Thời gian ôn bài, làm bài tập tầm 10 tiếng. còn khoảng 20 tiếng các bạn có thể đi làm thêm, sinh hoạt CLB, Đội/Nhóm hoặc đi học ngoại ngữ… nhưng cần phải kín lịch và full 70 tiếng như thế đó, không hề nhiều đâu.
Tuân thủ theo thời gian biểu giờ nào việc nấy
Khi đã lên được thời gian biểu, việc giữ kỷ luật, tuân thủ giờ nào việc nấy, không vi phạm việc chen ngang đang làm việc này sang làm việc khác. Các bạn cần tập trung cao độ, kỷ luật cao, không lướt facebook, không được làm các việc khác ngoài công việc nếu việc này chiếm quá nhiều quỹ thời gian để hoàn thành công việc đang làm.
Linh hoạt đổi lịch khi cần thiết
Một người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, là một người biết linh hoạt thời gian, không cứng nhắc, biết đổi lịch, rời lịch khi cần thiết. Vì đôi khi có khá nhiều việc bất đắc dĩ xảy đến, công việc phát sinh đột xuất… Những lúc cần phải đổi lại lịch có thể sẽ là việc không hề dễ đối với thời gian biểu của bạn trước đó. Nhưng sau này khi đã quen, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn, đổi lịch sao cũng được, miễn sao là không bị cận hay bỏ sót công việc cần làm là được.
Luôn tổng kết cuối ngày
Bước 6 – tổng kết cuối ngày là bước rất quan trọng cho kỹ năng quản lý thời gian của các bạn. Đôi khi, dù đã rất cố gắng nhưng cũng có nhiều công việc các bạn không thể hoàn thành đúng lịch được. Nhiều khi theo thời gian biểu là phải hoàn thành 5 công việc/ngày nhưng hết ngày lại chỉ mới làm xong có 4 việc. Hoặc ngược lại, có những hôm, năng suất làm việc cao, có thể làm được cả công việc hôm sau.
Chính vì thế, cuối mỗi ngày, các bạn cần tổng kết lại, nếu có việc nào chưa hoàn thành thì cần bổ sung vào thời gian biểu hôm sau và điều chỉnh sao cho hợp lý. Hay có lỡ lấn sang việc của hôm sau thì cũng cần điều chỉnh lại công việc ngày hôm sau cho hợp lý luôn.
